Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie restauracyjne dla małej lub średniej restauracji
Oprogramowanie restauracyjne może ułatwić Ci życie. Może również stworzyć bałagan.
System POS, aplikacja do zamówień online, narzędzie do planowania i platforma inwentaryzacyjna mogą wszystkie dobrze działać same. Ale jeśli nie udostępniają danych lub jeśli zamówienia nie dotarą do właściwej drukarki, twój personel staje się integracją.
Dobrą wiadomością jest to, że nie musisz porównywać każdej platformy restauracji w USA. Zacznij od pięciu decyzji, które mają znaczenie dla codziennej działalności. Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez nie, pokaże Ci błędy, których należy unikać, i pomoże Ci przetestować pełny przepływ pracy od zamówienia do druku przed podpisaniem umowy.
Czym jest oprogramowanie do zarządzania restauracją?
Oprogramowanie do zarządzania restauracjami to grupa narzędzi cyfrowych używanych do przyjmowania zamówień, przyjmowania płatności, zarządzania menu, planowania pracowników, śledzenia inwentaryzacji, komunikacji z gościami i przeglądu wyników biznesowych. Większość platform jest oparta na chmurze i sprzedaje się za pośrednictwem abonamentów miesięcznych lub rocznych.
Brzmi to jak dużo, bo tak jest. Ale większość małych restauracji nie potrzebuje każdej kategorii.
Czy każda restauracja potrzebuje pełnego technologicznego stosu?
Nie, nie.
Kawiarnia w sąsiedztwie może potrzebować POS, przetwarzania płatności, podstawowych raportów i jednej drukarki kvitancji. Pizzeria z dużymi dostawami może bardziej dbać o synchronizację menu, agregację zamówień i automatyczne drukowanie biletów. Restauracja z pełną obsługą może potrzebować zarządzania stołem i oddzielnego routingu dla kuchni, baru i stacji deserowej.
Twoja restauracja powinna decydować, co jest pierwsze:
Rodzaj restauracji | Zacznij od |
Kawiarnia, piekarnia lub mały licznik | POS, płatności, podstawowe raportowanie, drukowanie kvitancji |
Restauracja szybkiej obsługi | Szybkie zamówienie, modyfikatory, routing kuchni, zamówienie online |
Restauracja z pełną obsługą | Tabele, podzielone kontrole, rezerwacje, trasowanie stacji, uprawnienia personelu |
Restauracja na wynos lub dostawa | Synchronizacja menu, agregacja dostaw, automatyczne drukowanie zamówień |
Food truck lub pop-up | Tablet lub mobilny POS, kompaktowy sprzęt, opcje bezprzewodowe |
Rosnąca grupa restauracji | Centralne menu, raportowanie w wielu lokalizacjach, inwentaryzacja, narzędzia do pracy |
Jeśli dostawa jest główną częścią Twojej firmy, zacznij od sprawdzenia, w jaki sposób platforma odbiera i wydrukuje zamówienia z rynku. Przewodnik HPRT do drukarek kvitancji Uber Eats wyjaśnia podstawowe pytania dotyczące połączenia i drukowania.
Szybka kontrola: Ile systemów dotyka twój zespół między momentem przyjazdu zamówienia a momentem opuszczenia jedzenia kuchni? Każde ręczne przekazanie jest miejscem, w którym zamówienie może być opóźnione lub pominięte. |
Pięć decyzji, które mają największe znaczenie
1. Napraw najpierw swój największy problem
Nie zaczynaj od listy marek oprogramowania. Zacznij od części zmiany, która powoduje najwięcej kłopotów.
Co przerywa w czasie najbardziej zajętych 30 minut?
Co się dzieje? | Co ocenić najpierw |
Checkout jest zbyt powolny | Restauracja POS i przepływ płatności |
Zamówienia online są wprowadzane ręcznie | Zamówienie online lub agregacja zamówień |
Bilety na niewłaściwą stację | Zasady routingu kuchni i drukarki |
Koszt żywności jest niejasny | Inventaryzacja, zakup i koszty przepisów |
Menedżerowie spędzają godziny na harmonogramie | Planowanie siły roboczej |
Rezerwacje i listy oczekiwania są bałagane | Zarządzanie gościami i stołami |
Klienci rzadko wracają | Lojalność i zaangażowanie klienta |
Jeśli nie możesz opisać problemu w jednym zdaniu, to nie jesteś gotowy na zakup oprogramowania. Demo produktu może sprawić, że każda funkcja wygląda przydatnie. Jasny problem pomaga zobaczyć, jakie funkcje rzeczywiście mają znaczenie.
2. Kup minimalny stos, którego potrzebujesz
Większość małych restauracji potrzebuje prostego rdzenia: POS i płatności, zarządzania zamówieniami, podstawowych raportów i niezawodnego sposobu drukowania kvitancji lub biletów kuchennych.
Dodaj kolejne narzędzie tylko wtedy, gdy rozwiąza prawdziwy problem. Na przykład:
· Dodaj zamówienie online, gdy klienci potrzebują bezpośredniego kanału odbioru lub dostawy.
· Dodaj agregację dostaw, gdy pracownicy kopiują zamówienia z kilku tabletów.
· Dodaj oprogramowanie do inwentaryzacji, gdy decyzje dotyczące kosztów żywności opierają się na domyśleniach.
· Dodaj oprogramowanie do planowania, gdy planowanie zmian i nadgodziny są trudne do kontrolowania.
Dodaj oprogramowanie lojalnościowe, gdy powtarzalne wizyty są jasnym priorytetem wzrostu.
Jeśli system inwentaryzacyjny lub kuchenny produkuje również etykiety daty, rotacji lub składników, włącz ten przepływ pracy do testu. Przewodnik HPRT do etykietowania przygotowań żywności pokazuje rodzaje informacji, których zespoły restauracji powszechnie potrzebują na tych etykietach.
Poniższa mapa przedstawia platformy oprogramowania restauracji w USA według funkcji. Użyj go do zrozumienia rynku, a nie jako listy zakupów.
Amerykański krajobraz oprogramowania restauracyjnego. wyłącznie platformy reprezentacyjne; Włączenie nie stanowi potwierdzenia lub potwierdzenia zgodności HPRT.
3. Decyduj między jedną platformą a oddzielnymi narzędziami
Zazwyczaj łatwiej jest skonfigurować platformę all-in-one. Oddzielne narzędzia mogą dać Ci głębsze funkcje. Żadna z opcji nie jest automatycznie lepsza.
Wybierz platformę wszystko w jednym, jeśli chcesz mniej dostawców, jednego kontaktu z pomocą techniczną i standardowego przepływu pracy. Obserwuj zablokowanie płatności, wymagany sprzęt i moduły dodatkowe, które podnoszą cenę.
Wybierz oddzielne narzędzia, gdy już masz niezawodny POS lub potrzebujesz zaawansowanej funkcji rezerwacji, inwentaryzacji, harmonogramu lub marketingu. Uważaj na powielanie danych, dodatkowe subskrypcje i niejasną odpowiedzialność za wsparcie techniczne.
Zapytaj dostawcę: Jakie funkcje są wbudowane w Twoją platformę, a które zależą od integracji strony trzeciej lub oddzielnej subskrypcji? |
4. Dodaj prawdziwy koszt
Cena początkowa nie jest liczbą, która ma znaczenie. Liczba rzeczywista to koszt systemu w ciągu normalnego miesiąca w Twojej restauracji.
Zawiera:
· Opłaty za subskrypcję bazową i opłaty za lokalizację
· Opłaty za terminal lub za użytkownika
· Opłaty za przetwarzanie płatności
· Opłaty za zamówienie online lub za zamówienie
· Dostawa, księgowość, lojalność i inne integracje
· Kup lub wynajem sprzętu
· Instalacja, konfiguracja menu, szkolenie i migracja danych
· Koszty wsparcia premium i anulowania
Następnie zapytaj, co się stanie z ceną, gdy dodasz kolejny rejestr, inny kanał zamówienia lub drugą lokalizację. System, który dzisiaj wygląda niedrogo, może stać się drogi, gdy restauracja rośnie.
5. Upewnij się, że każde zamówienie osiąga właściwe miejsce
Tutaj wybór oprogramowania staje się decyzją sprzętową.
Płanna prezentacja na laptopie nie dowodzi, że zamówienie na kolację dotrze do drukarki grillowej, napoj dotrze do baru, a kvitancje klienta zostanie wydrukowane na przednim liczniku. Sprawdź każdą stację oddzielnie.
Na przednim pulcie
Szukaj szybkiego ładowania papieru, stabilnej łączności, czytelnych kvitancji 80 mm i wystarczającej szybkości do maksymalnej kasy. HPRT TP80N-H jest jednym z przykładów kompaktowej bezpośredniej drukarki termicznej z połączeniem USB i Ethernet. Nadal musi być przetestowany z dokładną aplikacją POS, systemem operacyjnym i sterownikiem, którego planujesz użyć.
Potrzebujesz szerszej listy kontrolnej sprzętu? Zobacz przewodnik HPRT po zakupie drukarki kvitancji dla firm detalicznych i restauracyjnych.
Z tabletem lub mobilnym POS
Sprawdź, czy POS wymaga Bluetooth, Wi-Fi, Ethernet lub drukarki zatwierdzonej przez dostawcę. HPRT TP808 zapewnia standardowe interfejsy USB, seryjne i Ethernet z opcjonalnym Bluetooth i Wi-Fi, a także sterowniki i zestawy SDK dla kilku środowisk operacyjnych. Opcje te są przydatne do oceny, ale nie zastępują testów zgodności specyficznych dla platformy.
W kuchni
Bilety kuchenne muszą być trudne do przegapienia i łatwe do przejazdu. Jeśli potrawy, napoje i desery trafiają do różnych stacji, upewnij się, że POS obsługuje drukowanie zamówień podzielonych kuchni przed zakupem dodatkowych drukarek.
Dedykowany model, taki jak drukarka kuchenna HPRT KP806C, dodaje funkcje zaprojektowane dla hałaśliwych i wymagających środowisk, w tym alerty o zamówieniach, wykrywanie pobierania papieru, ponowne drukowanie błędów i montaż na ścianę. Kluczowe pytanie pozostaje takie samo: czy wybrane oprogramowanie obsługuje dokładny model i konfigurację routingu?
Do zamówień online i dostaw
Zapytaj, czy zamówienia są wydrukowane automatycznie lub czy pracownik musi je zaakceptować i ponownie wprowadzić. Jeśli platforma obsługuje drukowanie w chmurze, dowiedz się, jak zadanie druku przechodzi z systemu zamówień do restauracji i co się dzieje, gdy połączenie internetowe nie działa. Przegląd aplikacji drukarek POS w chmurze HPRT w sektorze usług spożywczych wyjaśnia, gdzie ten typ przepływu pracy może pomóc.
Przed zakupem: Poproś dostawcę oprogramowania lub integratora o potwierdzenie dokładnego modelu drukarki na piśmie. USB, Ethernet, Bluetooth lub Wi-Fi opisują połączenie. Nie gwarantuje zgodności na poziomie aplikacji. |
Najgorsze błędy oprogramowania restauracyjnego, których należy unikać
1. Kupowanie funkcji, których nie masz czasu na użycie
Długa lista funkcji może wydawać się lepszą wartością. Ale niewykorzystane moduły nadal dodają koszty, szkolenia i ustawienia menu.
Jak tego uniknąć: Wybierz najmniejszą konfigurację, która rozwiąza dzisiejszy problem. Dodaj kolejny moduł, kiedy możesz wyjaśnić, kto z niego będzie korzystał i jaki wynik oczekujesz. |
2. Wierzyć „Integruje się z” oznacza „Włączony”
Integracja może wymagać innej subskrypcji, opłaty za wdrożenie lub konta strony trzeciej. Może również przenieść tylko część danych, których oczekujesz.
Jak tego uniknąć: Poproś sprzedawcę o pokazanie integracji na żywo i napisz każdą dodatkową opłatę, konto i ograniczenie. |
3. Wybór oprogramowania przed sprawdzeniem obsługi drukarki
Restauracje często wybierają najpierw POS i zakładają, że ich istniejąca drukarka będzie działać. Założenie to może prowadzić do wymiany sprzętu lub ręcznej obsługi zamówień.
Jak tego uniknąć: przed podpisaniem sprawdź listę obsługiwanych urządzeń. Następnie przetestuj drukowanie kvitancji, routing kuchni, nadruki, odzyskiwanie papieru i zamówienia online z dokładnym sprzętem. |
4. Ignorowanie tego, co się dzieje, gdy sieć nie działa
Systemy chmurowe są wygodne, dopóki połączenie nie spadnie podczas lunchu.
Jak tego uniknąć: Zapytaj, jakie zadania nadal działają w trybie offline, czy płatności mogą kontynuować się, czy lokalne drukowanie kuchni jest kontynuowane i jak zamówienia są synchronizowane po powrocie połączenia. |
5. Pozwól tylko właścicielowi przetestować system
Właściciel widzi raporty. Kasa widzi układ przycisków. Kuchnia widzi bilety jasne. Nie testują tego samego produktu.
Jak tego uniknąć: Włącz kasę, serwer, pracownika kuchni i menedżera do próby. Jeden mylący krok powtarzany setki razy będzie ważniejszy niż funkcja panelu rozdzielczego używana raz w miesiącu. |
Jak przetestować oprogramowanie restauracyjne przed zakupem
Nie próbuj tylko podczas prezentacji sprzedaży. Sprawdź przepływ pracy, którego zespół będzie używał w piątek wieczorem.
Utwórz:
· Obiad w zamówieniu z modyfikatorami i notatkami alergicznymi
· Zamówienie na wynos i zamówienie online przybywające w tym samym czasie
· Podzielona płatność, zniżka, nieważność i zwrot
· Przedmioty kierowane do oddzielnych stacji kuchennych lub barowych
· Przedruk kvitancja i biletu kuchennego
· Błąd papieru lub otwartej okładki
· Przerwania sieci i odzyskiwanie
· Nowe konto pracownika z ograniczonymi uprawnieniami
· Raport końcowy i eksport danych
Zobacz, ile kroków podejmuje każde zadanie. Posłuchaj pytań zadawanych przez pracowników. Sprawdź, czy bilet jest łatwy do odczytania z ruchliwej stacji przygotowawczej. Co najważniejsze, dowiedz się, kto bierze odpowiedzialność, gdy oprogramowanie i drukarka przestaną komunikować się.
Zacznij od tej listy kontrolnej oprogramowania restauracji
System rozwiązuje jeden jasno określony problem.
· Pasuje do modelu usługi i kanałów zamówień.
· Twoi pracownicy mogą nauczyć się podstawowego przepływu pracy.
· Wymagane integracje są dostępne i w cenie.
· Warunki przetwarzania płatności są jasne.
• Twoje dane mogą być eksportowane.
Zachowanie offline zostało przetestowane.
• Pełny koszt miesięczny jest udokumentowany.
· Rozumiane są warunki umowy i anulowania.
· Potwierdzono obsługę odbioru i drukarki kuchennej.
· Pełny przepływ pracy zamówienia do druku został przetestowany.
· Wsparcie jest dostępne w godzinach pracy.
Wybierz oprogramowanie, które ułatwi zmianę
Najlepszym oprogramowaniem restauracyjnym nie jest system z większością modułów. Jest to system, którego może niezawodnie korzystać Twój zespół, na który może sobie pozwolić Twoja restauracja i który może wspierać Twój przepływ zamówień.
Zacznij od problemu, który najbardziej boli zmianę. Kup minimalny stos potrzebny do jego naprawy. Dodaj prawdziwy koszt. Następnie przetestuj oprogramowanie, POS, sieć i drukarki jako jeden przepływ pracy.
Jeśli system tworzy więcej kroków ręcznych niż usuwa, to prawdopodobnie nie jest to odpowiedni system.
Aby uzyskać porównanie sprzętu poszczególnych stacji, zobacz przewodnik do drukarki POS restauracji HPRT.
Często zadawane pytania dotyczące oprogramowania restauracyjnego
Jakie jest najlepsze oprogramowanie restauracyjne dla małej restauracji?
Nie ma jednej najlepszej platformy dla każdej restauracji. Kawiarnia może nadać priorytet szybkiej kaszie i prostemu drukowaniu kvitancji. Restauracja dostawy może potrzebować synchronizacji menu, agregacji zamówień i automatycznych biletów kuchennych. Najpierw wybierz przepływ pracy, a następnie porównaj platformy.
Czy mała restauracja powinna wybrać system all-in-one?
Może być łatwiejsze wdrożyć i wspierać, zwłaszcza bez personelu IT. Sprawdź warunki płatności, wymagania sprzętowe, eksport danych i koszty modułów dodatkowych przed zobowiązaniem się do jednego dostawcy.
Czy jakakolwiek drukarka termiczna może pracować z oprogramowaniem restauracyjnym?
Zgodność może zależeć od dokładnego modelu, systemu operacyjnego, interfejsu, sterownika, języka poleceń, oprogramowania sprzętowego oraz listy zatwierdzonych urządzeń dostawcy oprogramowania.
Co powinienem przetestować podczas demo oprogramowania restauracyjnego?
Sprawdź kompletne zamówienie z modyfikatorami, płatnością, rutowaniem kuchni, drukowaniem, zwrotami pieniędzy, przerwami w sieci i raportowaniem pod koniec dnia. Zawieraj personel z przodu domu, personel kuchenny i menedżera.
